1、法人、股东出差外地或者国外不能到场公司的法人需要在所在地的公证处做一个公证文件，国内需要一个国内代理人提供公证。
2、法人、股东因不可抗拒的因素导致不能到场如果法人发生意外，需要派出所或者医院等相应机构出具证明。
需要确立一个继承人来办理相关的业务。由继承人来继续办理业务或者继承相应的股份。法人以及股东是公司的重要组成部分，如果选择办理公证的方式，还会有额外的花费。建议公司的法人和股东在办理工商业务的时候还是尽量本人到场。
公司注册准备材料
1、公司法定代表人签署的《公司设立登记申请书》；
2、全体股东签署的公司章程；
3、法人股东资格证明或者自然人股东身份证及其复印件；
4、董事、监事和经理的任职文件及身份证复印件；
5、指定代表或委托代理人证明；
6、代理人身份证及其复印件；
7、住所使用证明。
注：住所使用证明材料的准备，分为以下三种情况：
（1）若是自己房产，需要房产证复印件，自己的身份证复印件；
（2）若是租房，需要房东签字的房产证复印件，房东的身份证复印件，双方签字盖章的租赁合同，和租金发票；
（3）若是租的某个公司名下的写字楼，需要该公司加盖公章的房产证复印件，该公司营业执照复印件，双方签字盖章的租赁合同，还有租金发票。
